PROSES MANAJEMEN

PROSES MANAJEMEN

Secara umum proses manajemen dapat dikelompokkan menjadi :

1.       Penetapan tujuan (goal setting).

2.       Perencanaan (planning).

3.       Pengorganisasian (organizing).

4.       Pengisian staf (Staffing).

5.       Pengarahan (Directing).

6.       Pengawasan (Supervising).

7.       Pengendalian (controlling).

Rangkaian proses manajemen merupakan proses yang bersifat dinamis, proses tersebut tidak dapat dilihat sebagai tahapan-tahapan yang berdiri sendiri melainkan sebagai proses yang berkait yang memungkinkan adanya pengulangan kembali suatu tahap proses yang telah dilakukan sebelumnya, terutama dalam kaitannya dengan hubungan antara perencanaan dan pengendalian.

PENETAPAN TUJUAN

Penetapan tujuan merupakan tahapan paling awal dari suatu proses manajemen, tujuan merupakan misi sasaran yang ingin dicapai.

Efektifitas pencapaian tujuan tersebut selaian ditentukan oleh kemampuan manajemen, juga ditentukan oleh sifat-sifat dari tujuan itu sendiri.

Tujuan yang baik memenuhi sifat-sifat berikut :

1.       Spesifik : jelas apa yang ingin dicapai atau diperoleh.

2.       Realistis : bisa dicapai dan bukan sekedar angan-angan.

3.       Terukur : memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilannya.

            PERENCANAAN

Perencanaan merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai keadaan yang akan datang untuk merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun perencanaan :

1.       Mendefinisikan persoalan yang direncanakan dengan jelas dan baik sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2.       Mengumpulkan informasi-informasi yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan yang mungkin akan terjadi dalam rangka pencapaian tujuan tersebut.

3.       Melakukan analisis terhadap informasi yang dapat dikumpulkan dan mengklasifikasinya atas kepentingannya.

4.       Menetapkan batasan-batasan perencanaan.

5.       Menetapkan alternatif-alternatif rencana.

6.       Memilih rencana yang akan dipakai dari alternatif-alternatif yang ada.

7.   Terbatas waktu : mempunyai batas waktu sebagai target kapan tujuan tersebut harus dicapai.

8.  Menyiapkan langkah-langkah pelaksanaan yang lebih rinci serta penjadwalan pelaksanaannya.

9.Melakukan pemeriksaan ulang terhadap rencana yang diusulkan sebelum rencana dilaksanakan. 
10.Menyiapkan langkah-langkah pelaksanaan yang lebih rinci serta penjadwalan pelaksanaannya.
11.Melakukan pemeriksaan ulang terhadap rencana yang diusulkan sebelum rencana dilaksanakan.

          Bentuk rencana dapat dibedakan :

1.    Kebijaksanaan (policy) : rencana yang menerangkan keseluruhan batasan kegiatan secara umum dan konprehensif yang menjadi pegangan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan.

2.   Prosedur adalah rencana yang mendefinisikan tata cara pengerjaan suatu kegiatan kronologis.

3.    Metoda adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan.

4.  Standar : suatu gambaran pencapaian yang diharapkan dari kegiatan-kegiatan yang direncanakan.

5.       Anggaran : rencana mengenai penerimaan dan pengeluaran uang dalam suatu kegiatan.

6.       Program : rencana komprehensif yang menyangkut pemakaian sumber daya secara integratif termasuk jadwal pelaksanaan kegiatan

             PENGORGANISASIAN (Organizing)

Pengorganisasian : bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokkan kegiatan proyek agar kinerja yang dihasilkan sesuai  dengan yang diharapkan.

Pengelompokan kegiatan dapat dilakukan dengan cara menyusun kegiatan dari yang terbesar hingga yang terkecil, penyusunan ini disebut Work Breakdown Structure (WBS) yang dilanjutkan dengan menetapkan Organization Breakdown Structure (OBS) yaitu pihak yang nantinya bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kerja tersebut

STAFFING

Staffing adalah proses manajemen yang berkenaan dengan pengerahan (recruitment), penempatan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja dalam organisasi.

Pada dasarnya prinsip dari tahapan ini adalah menempatkan orang yang sesuai pada tempat yang sesuai, pada saat yang tepat dan pada waktu yang tepat (right people, right position, right time).

DIRECTING

Directing adalah usaha untuk memobilisasi sumber daya yang dimiliki oleh organisasi agar dapat bergerak dalam satu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

Dalam tahapan ini terkandung usaha-usahan :

1.       Bagaimana memotivasi orang agar dapat bekerja dengan baik.

2.       Bagaimana proses kepemimpinan yang memungkinkan pencapaian tujuan serta dapat memberikan suasana hubungan kerja yang baik.

3.       Bagaimana mengkoordinasikan orang-orang dan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi.

Aspek lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan koordinasi adalah :

4.       Rentang kendali (span of control) yaitu banyaknya orang yang masih dapat dikendalikan oleh seseorang secara efektif.

5.       Hirarki organisasi sedikit mungkin sehingga perintah atau informasi jangan sampai terlambat atau menyimpang.

6.       Adanya kesatuan komando.

PENGENDALIAN (Controlling)

Pengendalian : proses penetapan apa yang sudah dicapai, evaluasi kinerja dan langkah-langkah perbaikan bila diperlukan.

Instrumen pengendalian yang biasa digunakan adalah bentuk diagram batang dan kurva ”S”.